共青科技职业学院文件材料立卷归档规范

为规范学校文件材料立卷归档工作，根据《中华人民共和国档案法》 《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》和《江西省档案管理条例》等有关规定，制定本规范。

                                       第一章 总 则

第一条  立卷归档原则

（一）归档的文件材料应齐全、完整，必须对学校和社会当前与长远 具有参考作用、凭证作用和研究价值。

（二）归档的文件材料必须反映学校和单位的真实情况和各项活动的 全过程，保证完整、准确、系统。

（三）归档的文件材料必须遵循问题、时间、重要程度和文件材料的 自然形成规律，保持它们之间的有机联系，并适当考虑各种文件材料的不 同特点和成套性，使案卷便于保管利用。

第二条  归档的主要内容和重点

（一）归档的主要内容包括党群、行政、教学、科研、产品、基建、 仪器设备、出版、外事、财会等方面。

（二）党群、行政档案归档的重点以本校在党群、行政管理活动中形 成的不同载体的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。上级机关针对学校的人或事的发文或者是指令性、指导性文件、通知、批复等， 应视为本校文件归档。

（三）教学档案归档的重点是本校在教学管理和教学实践各个环节活 动中形成的不同载体的文件材料。

（四）科研档案归档的重点是本校承担的科研项目（课题）在科研准 备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等各个阶段形成的不同载 体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

（五）基建档案归档的重点是本校项目建设各个阶段形成的不同载体 的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

（六）设备档案归档的重点是本校仪器设备（价值 1 万元以上的）在 其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成 的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

（七）外事档案归档的重点是本校在重大涉外和国际合作项目、留学 生工作活动中形成的不同载体的文件材料。

（八）财会档案归档的重点是本校在财务管理和会计活动中形成的不 同类型的具有长期保存价值的文件材料。

（九）出版档案归档的重点是本校在编辑出版图书、刊物、报纸、音 像出版物等活动中形成的不同载体的文件材料，尤其是出版物本身。

（十）声像载体档案归档的重点是本校各项活动中直接形成的声像载 体材料，尤其是声像载体材料的原件。

第三条  归档立卷要求

（一）立卷单位兼职档案人员，应根据本单位文件材料的形成规律， 编制出分类类目，主动做好文件材料的收集积累，并按类目分别存放，以 便查找利用和立卷。

（二）文件的形成，必须符合文书处理的基本要求，禁止使用红墨水、 纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸等书写，所有字迹不得超过装订线，原 则上要求用计算机打印。

（三）凡应归档的文件材料若采用计算机管理而无纸质载体形式的， 必须打印成纸质材料，推荐使用 A4 纸，并连同U盘或光盘一起立卷归档。

（四）归档材料必须为原件（稿）。载体和书写材料均须质地优良、 书绘工整、声像清晰、规格统一、签章完备，符合规范和标准。

第四条  立卷分工

（一）综合性收文，分别由党办和校办立卷归档；专业性的或具体业 务性的收文，由各承办部门立卷归档。

（二）以党委、学校名义对外发文及全校性、综合性文件材料，分别 由党办、校办立卷归档。

（三）以职能部门、二级学院名义的发文，由职能部门、二级学院立 卷归档。

（四）党委和学校行政召开的代表大会、成员会、扩大会、办公会所 形成的材料，分别由党办、校办立卷归档。

（五）校内单位以党委和学校行政的名义召开的全校性或专业性会议 所形成的材料，由主办部门立卷归档。

（六）校内各单位向党委或行政的请示、报告及相应的批复、批转的 原件，分别由党办、校办立卷归档；请示、报告的原稿及批复、批转的复 制件，由报文单位作为资料保存。

（七）两个以上部门共同办理的文件材料，由主办部门负责立卷归档  , 非主办部门作为资料保存。与外单位合作完成的项目，若我校为负责单  位，经办部门、二级学院须负责归档一套完整的档案；若我校为协作单位 , 则只归档与承担任务有关的部分。

（八）立卷归档涉及多个校内部门的，由主管职能部门归档，其他部 门向主管职能部门集中材料。

（九）各临时机构、撤销机构形成的文件材料，应在机构撤销前将尚 未整理的文件材料及时立卷归档，并将其全部档案及时按规定移交接收单 位。

（十）学校领导代表学校参加校外上级机关主管部门召开的重要会议 的发言稿和在校内的重要讲话稿，分别由党办和校办收集归档。

（十一）重要的人民来信来访材料（记录、批复、复信等），由承办 单位立卷归档。

                               第二章 文件材料的分类组卷

文件立卷分类流程图： 文件材料—> 分年度—>分类别—>分问题—>分保管期限。

第五条  运用文件材料名称、作者、时间、地区等特征分类组卷。

（一）会议文件，按会议届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、 一会数卷或数会一卷；

（二）人民来信材料，可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映 的问题组合；

（三）统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数 量，可组成一卷或数卷；

（四）在学校管理和业务活动中形成的业务文件、调研材料等，一般 按单一问题组合。同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起。

（五）工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；

（六）简报、刊物可按名称一期一卷或数期一卷。

（七）科研文件材料，根据每个研究课题的材料多少，可组成一题一 卷或一题数卷。将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题报告、论文、 专著、鉴定材料，成果申报与获奖材料，科研投资与经费核算材料等整理 组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶 段依次系统整理组卷。

（八）基建文件材料，按工程项目组卷，一项一卷或数卷。管理性文 件材料排在整个项目首卷，其它材料按文件性质分别组成案卷。

（九）仪器设备文件材料，可每台设备组成一卷或数卷。将最能反映 设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、 订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余 设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

（十）出版类文件材料，以出版物名称立卷，一刊组成一卷或数卷， 期刊视情况几期一卷。注意分清年度，不可混年立卷。

（十一）财会文件材料，按照会计年度时间进行组卷。各种记账凭证 按时间顺序整理，组成一卷或多卷。不同年度的会计核算材料，不能放在 一起立卷。对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷。

（十二）其他文件材料，可根据具体情况进行组合。

 第六条  根据文件材料主题或类型组卷。

（一）同一主题或同一类型的文件材料应组合在一起。当同一主题或 同一类型的文件材料较多时，可以分成数卷，采用硬卷皮成卷或单份装订， 每卷厚度一般不超过 2 厘米或 200 页。当问题单一，文件较少，又不便于 一起归类时，可立薄卷。

（二） 科研、仪器设备、基建等档案，采用科技卷壳。引进设备文件 用卷壳有困难的，可以按自然状态保管。基建图纸蓝图大于卷壳的，以手 风琴式折叠成四号图纸规格，图纸可以不装订。

第七条  跨年度文件材料的组卷。

（一）请示与批复，放在复文年立卷。如果没有复文的，放在请示年 立卷。

（二）跨年度的规划、计划放在针对的第一年立卷。跨年度的总结， 放在针对的最后一年立卷。跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。

（三）回顾及纪念性文件，放在写成年立卷。

第八条  专项类档案（如科研、基建、仪器设备类档案）按课题、项 目、类别、阶段、结构、部件等分别组卷。

第九条  不同保管期限、密级的文件材料，原则上须分别组卷。

第十条  调卷。文件材料经初步组卷后，运用“多则分、少则合 ”的 原则，调整定卷。对数量较多的材料可分为数卷，对重要的材料可划分细 一些、组卷薄一些。

                            第三章 立卷程序

第十一条  卷内文件材料排列顺序。

（一）在不影响文件有机联系的情况下，同一内容的卷内文件可按永 久、定期先后排列。

（二）密不可分的文件材料应依序排列在一起：

1.卷内文件材料排列顺序：按重要程度或时间顺序排列，批复、批示 在前，请示、报告在后； 正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后（定稿是指学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后稿件）；转发件在前，被转发件在后；上级机关通知在前，上报材料在后；文字材料在前， 图表在后；其它文件材料按时间顺序排列。

2.基建类文件材料排列顺序：文字材料在前，图表在后。设计施工图 或竣工图按类别序号排列，即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构 施工图、水工图、电工图、更改图等。

3.科研类文件材料排列顺序：立题材料、成果材料在前，文字材料在 前，图纸在后（图纸按目录或图号排列）；特殊载体的文件材料在后。

4.仪器设备类文件材料排列顺序：最能反映设备购置概况的文件材料 （申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收合同、索 赔文件等）排在各卷之首，其余文件材料按设备的工作程序及重要程度， 依次排列。

第十二条  编写页号、件号。根据实际需要，卷内文件应编页号或件 号。成卷装订的卷内文件编页号，按件装订的卷内文件编件号。成卷装订 的卷内文件无论单面或双面只要有字迹，均应一面编写一个页号；页号的 填写位置在正面材料非装订线一侧的右上角或背面左上角。页号要求用铅 笔填写。不装订的案卷，应对卷内的每份材料，逐件编号。图表和声像材 料等也应在装具或在声像材料的脊背上，逐件编号。

第十三条  填写卷内文件目录。卷内文件目录置于卷内文件之前，必 须用计算机打印。

（一）顺序号：以卷内年份盒号文件排列先后顺序填写。例20240101

（二）文号：文件制发机关的发文字号。

（三）责任者：该文件的发文部门或署名者。

（四）题名：即文件标题，一般应照实抄录，对文件材料原有题名不 能随便更改和简化。没有题名或题名不能说明文件内容的文件，可自拟标 题（会议记录应概括出主要内容）外加“[ ]”号。

（五） 日期：每份文件的形成时间，以 8 位阿拉伯数字标注年月日。 例：2002.3.10。

（六）页号：填写卷内每份文件的首页号，至本份文件最末页号。

（七）备注：对卷内文件变化做必要说明。

第十四条  拟写案卷题名：案卷题名即案卷标题，由立卷人自拟。案  卷题名应简明确切，结构完整，体式一致，一般不超过 50 个汉字。其常用  结构：作者─时间─问题（内容）─名称（文种）。作者一般指卷内文件  主要责任者，要写出全称或通用简称，不得简称为“本校 ”“上级机关 ” 等。名称（文种）应按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件  外，不得用“XXX 文件材料”；除一般函件外，不得用“XXX 来往文书 ”。

科研、基建、仪器设备、出版物类档案题名可以是项目的名称代词、 代号及其组件、部件、阶段的代号或名称。

声像材料应用文字标出内容、时间、地点、人物和制作者。 

第十五条  填写案卷封面。

（一）全宗名称：填写“共青科技职业学院”。

（二）类目名称：类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在 一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。

（三）案卷题名：案卷题名书写或打印时，应注意居中、对称。

（四）卷内文件起止日期：卷内文件最前一份的日期至最后一份的日 期。

（五）保管期限：依据保管期限表，确定案卷的保管期限。

（六）件、页数：按照案卷内实际的件、页数填写。

（七）密 级：按卷内密级最高的文件材料填写。

第十六条  填写卷内备考表。卷内备考表位于卷内文件之后，由本卷 情况说明、整理人、检查人、时间组成。卷内备考表，必须用碳素墨水笔填写。

（一）本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁 等情况。若无说明，也应将整理人、检查人的姓名和时间写上。案卷立好以后发生或发现的问题，由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

（二）整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

（三）检查人：由负责人对案卷质量进行检查后签名。

（四）时间：填写整理完毕的日期。

第十七条  编制档号。各部门整理人将整理完毕的案卷交学校档案馆， 由档案人员按规定统一编制档号。

第十八条  编制案卷目录。装裱好的案卷，经过分类排列和编号以后， 按照排好的顺序，登入案卷目录。填写时按照案卷封面上的内容和已固定的案卷顺序，逐卷进行登记。案卷目录一式三份，其中两份报送学校档案 馆。

第十九条  案卷进盒。案卷整理完毕，按档号顺序装盒。

第二十条  编写立卷说明。立卷说明是立卷部门在每年立卷归档工作 结束后，对当年的机构、主要职能活动、立卷归档情况和文件材料的内容 所作的简介。由立卷部门基本情况和立卷归档情况两部分组成。立卷说明 一式两份，其中一份报送学校档案馆。

                                      第四章 归 档

第二十一条  各类文件材料立卷归档时间。

（一）党政部门和能按年度归档的单位在次年六月底以前完成立卷归 档工作。

（二）教学单位和能按教学年度归档的部门应在次年十一月前完成立 卷归档工作。

（三）科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定 验收后两个月内完成立卷归档工作。

第二十二条  案卷移交。

（一）立卷完成，须经立卷部门档案工作分管领导审查签字。

（二）立卷部门需填写移交目录清册，一式两份。

（三）案卷经检查合格后向档案馆移交。交接双方应办理交接签字手 续。对不符合质量要求的案卷，应由立卷部门重新整理后归档。